HERRAMIENTAS QUE FACILITAN LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

La sociedad de la información y el conocimiento surge como respuesta a las necesidades que se construyen a partir de la aparición y facilidades para la utilización de las Nuevas Tecnologías que permiten la gestión de la información y la comunicación (NTIC’s).

Con la participación de estas herramientas tecnológicas, se acelera y facilita el proceso de la globalización, lo cual genera la necesidad en todas las organizaciones de incrementar sus niveles de eficiencia y productividad, en busca del máximo nivel de competitividad, que desde ahora deja de ser local o nacional y se convierte en un fenómeno de talla mundial.

Se construyen nuevas ventajas competitivas en las empresas, basadas en el servicio, en su capacidad de innovación y creación de nuevas soluciones a las exigencias del mercado multicultural que nace, demostrando que la era de la industrialización que establecía sus ventajas en la propiedad de los bienes de capital está llegando a su fin, para transformarse en una nueva economía que tiene lugar en espacios virtuales y tiempo asincrónico, en donde el mayor valor es construido por la gestión adecuada de la información, que ahora tiene un papel estratégico y que debe generar valor a las organizaciones económicas y sociales, lo cual es posible si logra transformarse en conocimiento útil para alcanzar las metas fijadas dentro de los lineamientos estratégicos.

Es así como encontramos que las personas en todas las organizaciones, para elevar sus niveles de productividad requieren el apoyo de herramientas que faciliten dicho objetivo. 

Se trata de la implementación de las Nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (NTIC), que permiten mejorar los canales de comunicación, así como clasificar y organizar la información de forma que pueda ser analizada por las personas para convertirla en ese conocimiento que se requiere para maximizar la productividad, minimizar los errores de operación y administración, a la vez que se permite el aprendizaje de forma permanente a nivel organizacional.

Hoy en día son bastantes las soluciones tecnológicas que se encuentran a disposición de las personas y de las organizaciones, lo cual se puede considerar como beneficio en la medida que existe la posibilidad de elegir la que más se ajuste a los requerimientos de la organización.

Sin embargo, por otro lado, puede también convertirse en un problema para aquellos que al no contar con los elementos de juicio suficientes, realizan grandes inversiones en la implementación de herramientas que pueden no ser la solución a sus requerimientos, pues han basado su decisión en factores como la difusión publicitaria o la relación que se tiene con el vendedor de la aplicación. Todo ello sumado con la falta de preparación de los miembros del equipo de trabajo para el aprovechamiento de las NTIC, hacen que no se cumpla con el objetivo final de cualquier proyecto de implementación tecnológica, que es aumentar la eficiencia y disminuir los costos de procesos generalmente operativos.

Es así que encontramos que la implementación de soluciones de tecnología, con el ánimo de que se conviertan en casos de éxito, deben ser ejecutados con un alto nivel de responsabilidad por parte de la dirección y su equipo de trabajo, que generalmente está en cabeza del responsable del área de sistemas.

Algunos criterios que se deben considerar al implantar un proyecto de tecnología son:

• Construcción de una cultura que involucre a todos los miembros del equipo que serán usuarios de la herramienta a implementar.
• Análisis exhaustivo de la forma de realizar los procesos antes de la implementación de la herramienta. En este análisis se debe tener en cuenta entre otros los siguientes aspectos: el tiempo que tarda la ejecución de los procesos, el uso de espacio físico, las personas que intervienen, los costos de desplazamiento.
• Análisis de las características técnicas y de funcionalidad de las soluciones propuestas. Algunos aspectos a tener en cuenta serán: Tecnología sobre la cual es desarrollada, Costo de implementación y licenciamiento periódico, Idoneidad, experiencia y capacidad del proveedor, funcionalidades ofrecidas, flexibilidad y escalabilidad acordes a la proyección de crecimiento, interfaz gráfica que facilite la utilización de acuerdo con el perfil de los usuarios y sobre todo, que permita dar solución en términos de costos y tiempo a labores generalmente operativas, alcanzando el mejor ROI posible.

  

En conclusión, el proceso de implementación de un proyecto de tecnología requiere una gran responsabilidad por parte de todos los miembros que serán usuarios en sus diferentes roles, quienes deben estar completamente comprometidos con el cumplimiento de sus metas, puesto que de allí depende en gran medida la generación de valor dentro de la organización, en cuanto a su función de facilitar el aprovechamiento de la información almacenada, para construir y gestionar conocimiento que resulte útil para la organización. 

Juan Carlos Sánchez

Consultor Especializado en Tecnología
Microsoft Professional Certified
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