TRABAJO COLABORATIVO: PORTALES DE GESTION DE CONOCIMIENTO 2.0

Las sociedades de la información y el conocimiento afectan todos los ámbitos en los que nos desenvolvemos y en donde interactuamos con otros individuos, equipos de trabajo, organizaciones y sociedades.

Por ello, encontramos que es importante contar con herramientas que faciliten esta interacción con eficiencia y eficacia, aprovechando al máximo los recursos que se ponen a nuestra disposición cada vez con mayor facilidad en términos de costos, accesibilidad y presentación gráfica, encontrando aplicaciones que son muy intuitivas, amigables para cualquier nivel de usuario sin conocimientos avanzados de sistemas de información y auto administrables.

Estas características han logrado que las aplicaciones que apoyan el trabajo de las personas y su interacción con otros resulten aplicables a cualquier tipo de organización social, económica y política, sin importar su tamaño y cantidad de recursos disponibles, pues encontramos aplicaciones muy flexibles que se adaptan con facilidad casi a cualquier perfil de usuario.

Al interior de las organizaciones, con el propósito de hacerlas más eficientes y productivas a partir de la contribución desde cada puesto, cada equipo de trabajo, cada área funcional, cada unidad de negocio, hasta la organización en general, podemos encontrar bastantes aplicaciones con las características que se han mencionado.

Dichas aplicaciones facilitan la colaboración de todos los miembros de la organización en la creación, obtención,  distribución, utilización y medición de conocimiento útil para incrementar la productividad y disminuir el desperdicio de recursos, incentivar la creación de nuevas propuestas de soluciones dirigidas a los clientes, promoción de actividades de Investigación y Desarrollo (I + D), entre otros beneficios que se pueden ajustar a cada organización.

En esta oportunidad hablaremos de la implementación y aprovechamiento de la intranet, como la herramienta por excelencia para el trabajo colaborativo al interior de las organizaciones, que hoy ya ha pasado a denominarse en muchas de ellas como Portal de Gestión de Conocimiento 2.0, gracias a los beneficios que ofrece en cuanto al aprovechamiento de este valioso recurso (Conocimiento) en el que se basa principalmente la ventaja competitiva de ellas.

Antes de implementar cualquier solución de esta naturaleza y con el propósito de cumplir las metas propuestas desde la planeación estratégica, es necesario trabajar en la cultura de toda la organización, haciendo conscientes a todos los miembros de la importancia que tiene su uso. Y es precisamente en este aspecto en el que se falla en algunas empresas, pues realizan altas inversiones en herramientas y plataformas de tecnología pero las personas se arraigan a las formas antiguas de trabajo, debido a la ansiedad y sensación de riesgo al que se enfrentan en situaciones que exigen grandes cambios.

Para ello es necesario trabajar en actividades orientadas a gestionar el cambio, hacia esta y muchas tendencias que se presentan de forma vertiginosa, razón por la cual hoy escuchamos y cada vez con mayor frecuencia que lo único estable a lo que nos enfrentamos día a día es el cambio.

Esta sensibilización además de cumplir con el objetivo principal de adaptación a nuevas alternativas y soluciones de negocio para ser más eficientes y productivos, permite a cada persona y por consiguiente a la organización en general un crecimiento personal y profesional, que le va a facilitar su sostenibilidad a largo plazo.

Una vez desarrollada la cultura adecuada, se realiza un diagnostico acerca de las soluciones que pueden ser útiles en la organización particular, que atiende a la planificación estratégica, la estructura organizacional, las metas y objetivos, el clima laboral, los procesos, las políticas empresariales y demás aspectos que pueden afectar el aprovechamiento de nuevos canales de información y comunicación interna.

Algunas aplicaciones que pueden contener los portales de gestión del conocimiento 2.0 son:

ü  Almacén de conocimiento – Gestión Documental: Permite publicar y archivar material en diferentes formatos de texto, ofimática o multimedia, manteniendo un orden y control de los cambios realizados; maneja niveles de usuario con permisos para diferentes acciones (Abrir, Consultar, Editar, Bajar, Borrar, Publicar, etc.) en las diferentes versiones disponibles. Mantiene un registro histórico en caso de querer recuperar alguna versión anterior. Es la forma más apropiada para construir conocimiento y sistematizarlo de forma que se pueda representar como explícito, para compartirlo y utilizarlo con posterioridad.

ü  Calendario compartido: Permite la programación de actividades y reuniones en las que deben participar varias personas. Se permite la publicación con anterioridad del orden del día y así todos llegan preparados para hacer muy productivo el encuentro.

ü  Mensajería Instantánea (IM / Chat): Permite la comunicación sincrónica de diferentes personas así como la compartición de archivos en tiempo real.

ü  Video Conferencias: Permite la ejecución de reuniones, sin necesidad de generar desplazamientos por parte de los asistentes. Puede ser utilizado para capacitación no presencial. Además permite compartir archivos y pantallas con sus aplicaciones en tiempo real.

ü  Foros: Permiten la participación de varias personas en tiempo y lugares diferentes, construyendo con su aporte soluciones en torno a diferentes temas que pueden ser consultados y utilizados en cualquier momento.

ü  Wikis: Permite, con la participación de varias personas, la publicación de artículos y contenidos de interés, que ayuden a mejorar los procesos y procedimientos de la organización. Estos contenidos se pueden actualizar de forma permanente, generalmente con la participación de un moderador quien evalúa si se publica o no un contenido determinado.

ü  Redes Sociales: Es posible construir redes sociales propias de la organización, internas, facilitando la interacción e integración de los miembros en sus diferentes roles.

ü  Gestión de Proyectos: Permite a varias personas colaborar en la ejecución y control de proyectos específicos, compartir documentos relacionados, avanzar en etapas de acuerdo a las responsabilidades de cada participante, generar alertas y seguimiento a los avances, todo en el compromiso de dar cumplimiento a los cronogramas que también pueden ser gestionados a través de esta aplicación.

ü  E – Learning: Herramientas que facilitan la formación de las personas en todos los niveles, desde la inducción o plan de acogida, hasta programas de capacitación especializados orientados a fortalecer sus habilidades necesarias para el cumplimiento de su rol. Se busca un crecimiento personal y profesional, de manera que se genere compromiso por ellos y por la organización. Esta aplicación puede utilizar como complemento al proceso de aprendizaje otras aplicaciones mencionadas, como IM, Video conferencias, etc.

Aunque existen otras aplicaciones que aportan al trabajo y aprendizaje colaborativo hemos mencionado las principales que pueden ser utilizadas en casi todas las organizaciones que buscan un crecimiento de su eficiencia, productividad y rentabilidad, facilitando los procesos de toma de decisiones en pro del cumplimiento de las metas organizacionales.

Es necesario a la vez identificar la forma de almacenamiento de la información que resulta como producto del uso de estas aplicaciones, pues se pueden utilizar servidores locales, para lo que se requiere una inversión importante en equipos e infraestructura que permitan el acceso eficiente de todos los usuarios de manera que se aproveche al máximo la capacidad que ofrecen.

Por otro lado, se puede realizar el almacenamiento bajo demanda en servidores alquilados, que pueden ser accesados a través de internet y que generalmente, para utilizar las herramientas solo requieren de un navegador de internet.

La primera opción resulta un poco más costosa en el corto plazo, debido a la inversión inicial que se debe realizar, aunque generalmente son aplicaciones más estables, pues la organización cuenta con el control de la configuración y accesibilidad; Generalmente, la opción local se utiliza por grandes compañías. La segunda opción requiere menor inversión inicial y solo pagara por la demanda de servicios que puede ser valorada por el proveedor correspondiente de acuerdo a la capacidad de almacenamiento, capacidad y velocidad de transferencia de datos, entre otros aspectos; Generalmente esta opción también denominada Cloud Computing o Computación en la Nube, es más apropiada para organizaciones del tipo MiPyMes.

En conclusión, en la actualidad es posible contar con herramientas de tecnología de información y comunicación que faciliten la eficiencia organizacional sin realizar grandes inversiones iniciales y que pueden ser ajustadas a la medida casi de cualquier empresa, por lo que ahora es posible tener herramientas de este tipo incluso para una microempresa. Es importante sugerir que en el momento de contar con un proyecto de implementación tecnológica, se cuente con el asesoramiento de expertos, para sacar el máximo provecho a las inversiones realizadas, pues comprar la herramienta no garantiza el éxito en su utilización.

Juan Carlos Sánchez

Consultor Especializado en Tecnología
Microsoft Certified Professional
CAP Consulting Group
www.gestiondeconocimiento.com.co

EL CAPITAL INTELECTUAL EN LA PRACTICA

Con el surgimiento y fortalecimiento de las sociedades de la información y del conocimiento, la base para calcular el valor de las organizaciones ha cambiado de forma vertiginosa.

Por un lado tenemos el valor que tiene gracias al aporte de los bienes de capital, tales como los recursos financieros, la tierra y las herramientas físicas que conforman los activos tangibles y que hasta hace unos años eran decisivos a la hora de conocer el valor en el mercado de las organizaciones.

Estos activos que normalmente son medidos y cuantificados con facilidad gracias a su carácter tangible, obviamente mantienen su validez, pues se debe reconocer la inversión y esfuerzo que se ha tenido que realizar por cada organización para obtenerlos. Aunque también es necesario reconocer que estos activos con el paso del tiempo, en la medida que son utilizados se desgastan, deprecian y por consiguiente pierden valor. Por esta razón si una empresa solo basa su valor en los activos físicos, los procesos de crecimiento serán más complejos y menos sostenibles.

Surge entonces en el mundo de las organizaciones la necesidad de conocer a ciencia cierta y de manera objetiva el valor de aquello que no es perceptible fácilmente por los sentidos, pero que definitivamente ayuda a construir valor para todos los grupos de interés (stakeholders) al interior de la organización, representados por los socios, miembros directivos y colaboradores, así como al exterior de ella, incluyendo a los Clientes, Proveedores, Aliados Estratégicos y a los mismos competidores.

Se reconoce así la importancia que tiene el conocimiento para el desarrollo sostenible de las organizaciones y aunque se viene hablando de este valioso activo desde los años 70, en el año 1994 se conoce el primer modelo de medición de dicho conocimiento, con el modelo Navigator de Skandia AFS, implementado por Leif Edvinson en esta compañía multinacional del ramo financiero. Se ha relacionado el conocimiento con el capital que se genera por los activos intangibles de las organizaciones, dándole el nombre de Capital Intelectual.

A partir de allí, se ha pasado por diversas herramientas para identificar el valor que para cada organización tiene el Capital Intelectual.

Uno de los modelos más recientes, basado en el modelo Intelect promovido por el dr. Eduardo Bueno, es el modelo Intellectus, también desarrollado en cabeza del dr. Bueno en su calidad de Director del Instituto Universitario de Investigación (IADE).

El modelo Intellectus reconoce, como resultado de sus investigaciones académicas y prácticas cinco tipo de capital que son necesarios en las organizaciones basadas en el conocimiento:

1.    Capital Humano: Hace referencia al conocimiento que reside en las personas y en los equipos de trabajo de las organizaciones, no le pertenece a la organización y es tal vez el más importante en el momento de construir Capital Intelectual, pues constituye la base para los demás elementos de éste.

2.    Capital Estructural: Es todo el conocimiento que pertenece a la organización y que de alguna manera se ha podido sistematizar y almacenar para ser utilizado y aprovechado con posterioridad. La capacidad que tiene la organización para construir este tipo de capital y ponerlo a disposición de los integrantes en sus diferentes niveles, determina la eficiencia y productividad. Algunos ejemplos son los Sistemas de información, los procesos, las patentes, entre otros. El capital estructural se divide a su vez en:

a.    Capital Organizativo

b.    Capital Tecnológico

3.    Capital Relacional: Es el valor que para la organización tienen las relaciones con entidades externos y que pueden determinar la competitividad, tales como los clientes, proveedores, gobierno, entre otros. Este capital se divide dos tipos de capital de acuerdo con el grado de incidencia en el desarrollo del negocio:

a.    Capital Negocio

b.    Capital Social

Cada uno de estos componentes cuenta a su vez con una serie de variables y elementos que permiten la construcción de sistemas de indicadores, con alto nivel de objetividad y relevancia para el cumplimiento de las metas organizacionales.

Fuente: Bueno, E.-CIC. (2003).

Aterrizando ahora el concepto de Capital Intelectual, llevándolo de la teoría a la práctica, vemos que en todas las organizaciones está presente el conocimiento y que de alguna manera está siendo gestionado por todos los miembros, que a su vez pueden aportar en diferentes medidas su propio conocimiento y aprovechando el de sus colegas, así como el de la organización misma para alcanzar sus metas.

Actualmente, teniendo en cuenta que los modelos de gestión de conocimiento, aprendizaje organizacional o capital intelectual son relativamente nuevos en el léxico de los negocios, aún existen muchos de ellos que no son conscientes de su importancia, ni de su presencia, por lo que rara vez aprovechan todas las ventajas que puede proveer este recurso que viene a marcar la diferencia en todos los mercados, pues gracias a éste se pueden desarrollar nuevas oportunidades que anteriormente eran distantes, debido al apoyo, colaboración y participación real de todos los miembros de los equipos de trabajo.

El capital humano en las empresas lo tenemos desde el momento que decidimos iniciar el vínculo laboral con una persona que tiene una serie de competencias, habilidades, experiencia y conocimientos que puede aportar, generando valor a la realización de sus actividades. Este capital permanece en la organización y puede ser maximizado en el momento que se crean políticas y medios de comunicación eficientes que facilitan la colaboración e intercambio para utilizar dicho conocimiento. Deja de estar en la organización cuando finaliza la relación laboral con la persona.

El capital estructural corresponde a las normas, políticas, comportamientos generales, patentes desarrolladas por la organización y sus miembros y en general todo el conocimiento que ha podido ser sistematizado. Para su construcción se requieren herramientas de tecnología, que pueden facilitar el proceso y es cuando surgen algunas como almacenes de conocimiento, intranets o portales de gestión de conocimiento 2.0, extranets, portales web, ERP’s, CRM’s, herramientas de E-Learning, entre otras.

El capital relacional surge a partir de cómo se relaciona la organización y sus miembros con el ambiente externo con objetivos claros, tales como la Generación de valor a los clientes y la construcción de cadenas de producción con los proveedores que se puedan convertir en cadenas de valor.

Todos estos componentes hacen parte de las empresas. Se hacen tangibles a manera de conocimiento tácito (Pertenece a las personas) y conocimiento explicito (Pertenece a la organización). Con el propósito de generar valor a la organización y a todos sus integrantes mientras permanezcan en la primera, se hace necesario crear un modelo propio, ajustado a la cultura empresarial, para facilitar la gestión del conocimiento y ver la forma de transferir la propiedad del conocimiento a la organización de forma que pueda ser aprovechado de forma eficiente.

Cuando en la empresa se crean herramientas de participación, combinadas con políticas que incentiven la creatividad y la innovación, buscando la manera de mantener actualizados los conocimientos de las personas, a través de programas de formación continua, que a la vez puedan ser multiplicados y transferidos a los diferentes niveles, podemos estar frente a un sistema de gestión de conocimiento o de construcción de Capital Intelectual.

En conclusión, vemos que en todas las organizaciones existe en mayor o menor medida el Capital Intelectual, ahora, con el propósito de convertirlo en ventaja competitiva, permitiendo la generación de valor a todos los stakeholders, es necesario gestionarlo de manera consciente y coherente con la definición estratégica de la organización.

MSc. Cristian Soto Jáuregui

Consultor Empresarial

Capital Humano y Gestión de Conocimiento

CAP Consulting Group

www.gestiondeconocimiento.com.co

CAPITAL HUMANO Vs. TALENTO HUMANO

Las personas son importantes para las organizaciones, en la medida que son capaces de generar valor aportando el conocimiento que reside en ellas. Cuando contratamos a un persona para un determinado cargo escogemos al candidato que mas se acerque a un perfil o un ideal que tengo como empresa para que desarrolle cierta actividad, pero lo que debo buscar no es una persona que se quede años en la empresa sino una persona que me aporte su conocimiento, que desarrolle nuevo conocimiento en la empresa, que lo aplique, que lo comparta y que lo almacene para futuros procesos a desarrollar.

Actualmente las personas no están interesadas en pasar 10 o 20 años en una misma empresa por mas que sus condiciones económicas en ésta sean adecuadas, ahora las personas queremos aprender, desarrollar todo nuestro potencial, es cuando hablamos del termino de motivación intrínseca, buscamos reconocimiento no solo dinero.

Es por esto que las empresas deben asegurar, desarrollar y aprovechar al máximo el potencial de sus trabajadores y saber como almacenar y reutilizar esta información para que se genere un verdadero aprendizaje organizacional, aquí es donde empezamos a hablar de Capital Humano con mayor propiedad que de Talento Humano.

Cuando se presentan diferentes situaciones o problemáticas en nuestra vida buscamos una forma de solucionarlas, muchas veces encontramos estrategias muy buenas, pero si no las grabamos en nuestro cerebro la próxima vez que se presente la misma situación o una situación similar, no voy a saber como resolverla, voy a invertir mas tiempo, dinero y recursos, lo cual no pasaría si tuviera a la mano la solución exitosa que utilicé anteriormente; lo mismo ocurre con las organizaciones, no estamos gestionando el conocimiento y no estamos optimizando la capacidad que tienen las personas para realizar ciertas tareas.

Para construir Capital Humano es necesario primero contar con una planeación estratégica clara, segundo construir un clima laboral y una cultura organizacional adecuados, tercero tener los procesos de Gestion de Capital Humano debidamente establecidos y documentados, cuarto implementar herramientas tecnológicas como apoyo, quinto construir y utilizar instrumentos de medición de conductas por medio de indicadores de gestión y como sexta variable podemos referirnos a la retroalimentación o toma de decisiones basados en los anteriores resultados y reutilización de la información.

Cabe resaltar, que debemos tener en cuenta el cargo y habilidades de los trabajadores ya que la forma de comportarse de un obrero de planta no es la misma a un director de área, por lo tanto la forma de medición de resultados, estrategias de motivación, dar a conocer información, uso de tecnología deben ser diferentes.

Podemos concluir que hablar de Talento Humano no es lo mismo que hablar de Capital Humano, mientras el primero hace referencia a las características de una persona para realizar una tarea, la segunda hace referencia a la generación de valor por el aporte de conocimiento en sí que realizan los colaboradores y cómo éste es utilizado tanto por las personas como por la organización.

Ps. Paola Sánchez Robles
Consultora Empresarial
Gestion de Capital Humano
CAP Consulting Group
www.gestiondeconocimiento.com.co