GESTION DEL CONOCIMIENTO… ¿YA SABES DE QUE SE TRATA?

¿Capacitación empresarial? ¿Gestión de Personas? ¿Tecnología? ¿Experiencia? ¿Una nueva moda? ¿Una necesidad? ¿Un nuevo paradigma? ¿Construcción de valor? ¿Innovación? ¿Creatividad y participación? ¿Cultura empresarial? ¿Un Pensamiento? ¿Una estrategia? ¿Productividad? ¿Eficiencia? ¿Un recurso? Etc., Etc…

Cada día con mayor frecuencia oímos hablar de este concepto y lo relacionamos con bastantes ideas, pero… ¿ya sabemos en realidad de que se trata?

La Gestión del Conocimiento es la suma de todas las cuestiones mencionadas que complementándose entre sí y con muchos conceptos adicionales, pueden generar la mayor ventaja competitiva que puede alcanzar una organización y que hoy es tan necesaria para permanecer en los mercados globalizados. 

La gestión del conocimiento consiste en la administración, aprovechamiento y medición de un recurso vital para alcanzar las metas planteadas en los lineamientos estratégicos de cualquier organización.

El conocimiento por su carácter intangible, resulta bastante complejo, especialmente cuando de gestionarlo y medirlo se trata. A pesar de ser un recurso que está presente en la mayoría de las organizaciones económicas y sociales, pocos son los empresarios y colaboradores que son conscientes de su presencia y de la necesidad de gestionarlo adecuadamente. 

Se trata de construir una cultura en la que se permita el trabajo y aprendizaje colaborativo, en donde se generen espacios físicos y virtuales eficientes y eficaces para compartir lo que se sabe y que puede generar valor dentro del cumplimiento de objetivos de todas las personas en la organización, para al final alcanzar las metas propuestas por todos. 

Es una tarea poco sencilla al momento de iniciar con su implementación, pero que una vez se ha iniciado, se convierte en la razón de ser de cada uno y de toda la organización, por lo que es necesario contar con el compromiso de todos los integrantes, dejando de lado el egoísmo y el miedo a perder lo que hemos conseguido con la experiencia y la formación por la que hemos atravesado durante varios años. 

Es necesario sensibilizar a todos, desde la dirección hasta los niveles operativos acerca de la importancia que la gestión del conocimiento tiene para la organización y su permanencia en el mercado de forma competitiva, recordando de manera imperiosa, que el conocimiento a diferencia de los activos tangibles, es un recurso que entre más se utiliza y se comparte más se fortalece y crece en beneficio de todos quienes se hacen participes en cada etapa del proceso. 

Un esquema de gestión de conocimiento puede generar resultados de éxito en organizaciones transparentes, en las que mostrar indicadores, permitir la participación, creatividad e innovación de todos, contar con personas comprometidas con su rol y con los resultados que deben obtener, en las que el modelo de liderazgo permite el empoderamiento de cada quien en su especialidad, sin el temor de compartir objetivos y planes estratégicos con sus colaboradores, entre otros comportamientos, son parte de su identidad. 

El propósito de gestionar el conocimiento es construir un proceso de aprendizaje organizacional, para lo que debemos contar con las herramientas y políticas necesarias que eviten la perdida de conocimientos en sus diferentes formas, para lo cual es necesario entender en donde reside el conocimiento que está alineado con la planificación estratégica empresarial: 

• Conocimiento Tácito: Pertenece a las personas y su transmisión generalmente se hace por medios y canales informales. Este conocimiento deja de pertenecer a la organización cuando las personas la abandonan. Es toda la información que adquirimos a través de la experiencia y de programas de formación. 

• Conocimiento Explícito: Se encuentra almacenado y puede ser reutilizado por los miembros de la organización que tengan acceso a él. Este conocimiento le pertenece a la organización y permanece aun cuando algunas personas ya no están presentes. Corresponde a los documentos, archivos, audiovisuales, programas y demás información que se encuentra documentada y almacenada de forma que pueda ser fácilmente utilizada.

El proceso de aprendizaje en mención que surge como resultado de la gestión del conocimiento, consiste en convertir el conocimiento tácito en explicito, de tal manera que se permita su perfeccionamiento en la medida que se comparte, utiliza y almacena nuevamente por todas las personas.

 

Vemos así que la gestión del conocimiento solo es posible construyendo el denominado Capital Intelectual, que se compone por Capital Humano, Capital estructural y Capital relacional (Conceptos que abordaremos en una próxima entrega de la Fabrica del Conocimiento).

El propósito final de la gestión del conocimiento es tomar los datos que surgen de la experiencia y formación de las personas y de la organización, almacenarlos en los diferentes medios y herramientas diseñados y adecuados para tal fin, convirtiendo esos datos en información, para finalmente, ser analizados y utilizados de forma apropiada para la toma de decisiones por las personas, convirtiendo dicha información en conocimiento útil para lograr el aprendizaje organizacional.

Para concluir, podemos decir que se trata de un proceso diseñado para construir valor a la organización, a través de la conversión de sus recursos intangibles en aprendizaje organizacional, permitiendo crear soluciones reales e innovadoras para sus clientes, a partir del aprovechamiento del conocimiento residente en las personas y en la organización proveniente de la experiencia y del entorno externo en el que se desenvuelve. De esta manera, la organización puede aumentar la productividad y efectividad en todos sus procesos, en complemento con la reducción de costos y eliminación progresiva de errores, logrando así el máximo nivel de rentabilidad y competitividad.

Cristian Soto Jáuregui

Consultor Empresarial
CAP Consulting Group Ltda
www.gestiondeconocimiento.com.co
cap@gestiondeconocimiento.com.co

HERRAMIENTAS QUE FACILITAN LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

La sociedad de la información y el conocimiento surge como respuesta a las necesidades que se construyen a partir de la aparición y facilidades para la utilización de las Nuevas Tecnologías que permiten la gestión de la información y la comunicación (NTIC’s).

Con la participación de estas herramientas tecnológicas, se acelera y facilita el proceso de la globalización, lo cual genera la necesidad en todas las organizaciones de incrementar sus niveles de eficiencia y productividad, en busca del máximo nivel de competitividad, que desde ahora deja de ser local o nacional y se convierte en un fenómeno de talla mundial.

Se construyen nuevas ventajas competitivas en las empresas, basadas en el servicio, en su capacidad de innovación y creación de nuevas soluciones a las exigencias del mercado multicultural que nace, demostrando que la era de la industrialización que establecía sus ventajas en la propiedad de los bienes de capital está llegando a su fin, para transformarse en una nueva economía que tiene lugar en espacios virtuales y tiempo asincrónico, en donde el mayor valor es construido por la gestión adecuada de la información, que ahora tiene un papel estratégico y que debe generar valor a las organizaciones económicas y sociales, lo cual es posible si logra transformarse en conocimiento útil para alcanzar las metas fijadas dentro de los lineamientos estratégicos.

Es así como encontramos que las personas en todas las organizaciones, para elevar sus niveles de productividad requieren el apoyo de herramientas que faciliten dicho objetivo. 

Se trata de la implementación de las Nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (NTIC), que permiten mejorar los canales de comunicación, así como clasificar y organizar la información de forma que pueda ser analizada por las personas para convertirla en ese conocimiento que se requiere para maximizar la productividad, minimizar los errores de operación y administración, a la vez que se permite el aprendizaje de forma permanente a nivel organizacional.

Hoy en día son bastantes las soluciones tecnológicas que se encuentran a disposición de las personas y de las organizaciones, lo cual se puede considerar como beneficio en la medida que existe la posibilidad de elegir la que más se ajuste a los requerimientos de la organización.

Sin embargo, por otro lado, puede también convertirse en un problema para aquellos que al no contar con los elementos de juicio suficientes, realizan grandes inversiones en la implementación de herramientas que pueden no ser la solución a sus requerimientos, pues han basado su decisión en factores como la difusión publicitaria o la relación que se tiene con el vendedor de la aplicación. Todo ello sumado con la falta de preparación de los miembros del equipo de trabajo para el aprovechamiento de las NTIC, hacen que no se cumpla con el objetivo final de cualquier proyecto de implementación tecnológica, que es aumentar la eficiencia y disminuir los costos de procesos generalmente operativos.

Es así que encontramos que la implementación de soluciones de tecnología, con el ánimo de que se conviertan en casos de éxito, deben ser ejecutados con un alto nivel de responsabilidad por parte de la dirección y su equipo de trabajo, que generalmente está en cabeza del responsable del área de sistemas.

Algunos criterios que se deben considerar al implantar un proyecto de tecnología son:

• Construcción de una cultura que involucre a todos los miembros del equipo que serán usuarios de la herramienta a implementar.
• Análisis exhaustivo de la forma de realizar los procesos antes de la implementación de la herramienta. En este análisis se debe tener en cuenta entre otros los siguientes aspectos: el tiempo que tarda la ejecución de los procesos, el uso de espacio físico, las personas que intervienen, los costos de desplazamiento.
• Análisis de las características técnicas y de funcionalidad de las soluciones propuestas. Algunos aspectos a tener en cuenta serán: Tecnología sobre la cual es desarrollada, Costo de implementación y licenciamiento periódico, Idoneidad, experiencia y capacidad del proveedor, funcionalidades ofrecidas, flexibilidad y escalabilidad acordes a la proyección de crecimiento, interfaz gráfica que facilite la utilización de acuerdo con el perfil de los usuarios y sobre todo, que permita dar solución en términos de costos y tiempo a labores generalmente operativas, alcanzando el mejor ROI posible.

  

En conclusión, el proceso de implementación de un proyecto de tecnología requiere una gran responsabilidad por parte de todos los miembros que serán usuarios en sus diferentes roles, quienes deben estar completamente comprometidos con el cumplimiento de sus metas, puesto que de allí depende en gran medida la generación de valor dentro de la organización, en cuanto a su función de facilitar el aprovechamiento de la información almacenada, para construir y gestionar conocimiento que resulte útil para la organización. 

Juan Carlos Sánchez

Consultor Especializado en Tecnología
Microsoft Professional Certified
CAP Consulting Group Ltda
www.gestiondeconocimiento.com.co
cap@gestiondeconocimiento.com.co