TRABAJO COLABORATIVO: PORTALES DE GESTION DE CONOCIMIENTO 2.0

Las sociedades de la información y el conocimiento afectan todos los ámbitos en los que nos desenvolvemos y en donde interactuamos con otros individuos, equipos de trabajo, organizaciones y sociedades.

Por ello, encontramos que es importante contar con herramientas que faciliten esta interacción con eficiencia y eficacia, aprovechando al máximo los recursos que se ponen a nuestra disposición cada vez con mayor facilidad en términos de costos, accesibilidad y presentación gráfica, encontrando aplicaciones que son muy intuitivas, amigables para cualquier nivel de usuario sin conocimientos avanzados de sistemas de información y auto administrables.

Estas características han logrado que las aplicaciones que apoyan el trabajo de las personas y su interacción con otros resulten aplicables a cualquier tipo de organización social, económica y política, sin importar su tamaño y cantidad de recursos disponibles, pues encontramos aplicaciones muy flexibles que se adaptan con facilidad casi a cualquier perfil de usuario.

Al interior de las organizaciones, con el propósito de hacerlas más eficientes y productivas a partir de la contribución desde cada puesto, cada equipo de trabajo, cada área funcional, cada unidad de negocio, hasta la organización en general, podemos encontrar bastantes aplicaciones con las características que se han mencionado.

Dichas aplicaciones facilitan la colaboración de todos los miembros de la organización en la creación, obtención,  distribución, utilización y medición de conocimiento útil para incrementar la productividad y disminuir el desperdicio de recursos, incentivar la creación de nuevas propuestas de soluciones dirigidas a los clientes, promoción de actividades de Investigación y Desarrollo (I + D), entre otros beneficios que se pueden ajustar a cada organización.

En esta oportunidad hablaremos de la implementación y aprovechamiento de la intranet, como la herramienta por excelencia para el trabajo colaborativo al interior de las organizaciones, que hoy ya ha pasado a denominarse en muchas de ellas como Portal de Gestión de Conocimiento 2.0, gracias a los beneficios que ofrece en cuanto al aprovechamiento de este valioso recurso (Conocimiento) en el que se basa principalmente la ventaja competitiva de ellas.

Antes de implementar cualquier solución de esta naturaleza y con el propósito de cumplir las metas propuestas desde la planeación estratégica, es necesario trabajar en la cultura de toda la organización, haciendo conscientes a todos los miembros de la importancia que tiene su uso. Y es precisamente en este aspecto en el que se falla en algunas empresas, pues realizan altas inversiones en herramientas y plataformas de tecnología pero las personas se arraigan a las formas antiguas de trabajo, debido a la ansiedad y sensación de riesgo al que se enfrentan en situaciones que exigen grandes cambios.

Para ello es necesario trabajar en actividades orientadas a gestionar el cambio, hacia esta y muchas tendencias que se presentan de forma vertiginosa, razón por la cual hoy escuchamos y cada vez con mayor frecuencia que lo único estable a lo que nos enfrentamos día a día es el cambio.

Esta sensibilización además de cumplir con el objetivo principal de adaptación a nuevas alternativas y soluciones de negocio para ser más eficientes y productivos, permite a cada persona y por consiguiente a la organización en general un crecimiento personal y profesional, que le va a facilitar su sostenibilidad a largo plazo.

Una vez desarrollada la cultura adecuada, se realiza un diagnostico acerca de las soluciones que pueden ser útiles en la organización particular, que atiende a la planificación estratégica, la estructura organizacional, las metas y objetivos, el clima laboral, los procesos, las políticas empresariales y demás aspectos que pueden afectar el aprovechamiento de nuevos canales de información y comunicación interna.

Algunas aplicaciones que pueden contener los portales de gestión del conocimiento 2.0 son:

ü  Almacén de conocimiento – Gestión Documental: Permite publicar y archivar material en diferentes formatos de texto, ofimática o multimedia, manteniendo un orden y control de los cambios realizados; maneja niveles de usuario con permisos para diferentes acciones (Abrir, Consultar, Editar, Bajar, Borrar, Publicar, etc.) en las diferentes versiones disponibles. Mantiene un registro histórico en caso de querer recuperar alguna versión anterior. Es la forma más apropiada para construir conocimiento y sistematizarlo de forma que se pueda representar como explícito, para compartirlo y utilizarlo con posterioridad.

ü  Calendario compartido: Permite la programación de actividades y reuniones en las que deben participar varias personas. Se permite la publicación con anterioridad del orden del día y así todos llegan preparados para hacer muy productivo el encuentro.

ü  Mensajería Instantánea (IM / Chat): Permite la comunicación sincrónica de diferentes personas así como la compartición de archivos en tiempo real.

ü  Video Conferencias: Permite la ejecución de reuniones, sin necesidad de generar desplazamientos por parte de los asistentes. Puede ser utilizado para capacitación no presencial. Además permite compartir archivos y pantallas con sus aplicaciones en tiempo real.

ü  Foros: Permiten la participación de varias personas en tiempo y lugares diferentes, construyendo con su aporte soluciones en torno a diferentes temas que pueden ser consultados y utilizados en cualquier momento.

ü  Wikis: Permite, con la participación de varias personas, la publicación de artículos y contenidos de interés, que ayuden a mejorar los procesos y procedimientos de la organización. Estos contenidos se pueden actualizar de forma permanente, generalmente con la participación de un moderador quien evalúa si se publica o no un contenido determinado.

ü  Redes Sociales: Es posible construir redes sociales propias de la organización, internas, facilitando la interacción e integración de los miembros en sus diferentes roles.

ü  Gestión de Proyectos: Permite a varias personas colaborar en la ejecución y control de proyectos específicos, compartir documentos relacionados, avanzar en etapas de acuerdo a las responsabilidades de cada participante, generar alertas y seguimiento a los avances, todo en el compromiso de dar cumplimiento a los cronogramas que también pueden ser gestionados a través de esta aplicación.

ü  E – Learning: Herramientas que facilitan la formación de las personas en todos los niveles, desde la inducción o plan de acogida, hasta programas de capacitación especializados orientados a fortalecer sus habilidades necesarias para el cumplimiento de su rol. Se busca un crecimiento personal y profesional, de manera que se genere compromiso por ellos y por la organización. Esta aplicación puede utilizar como complemento al proceso de aprendizaje otras aplicaciones mencionadas, como IM, Video conferencias, etc.

Aunque existen otras aplicaciones que aportan al trabajo y aprendizaje colaborativo hemos mencionado las principales que pueden ser utilizadas en casi todas las organizaciones que buscan un crecimiento de su eficiencia, productividad y rentabilidad, facilitando los procesos de toma de decisiones en pro del cumplimiento de las metas organizacionales.

Es necesario a la vez identificar la forma de almacenamiento de la información que resulta como producto del uso de estas aplicaciones, pues se pueden utilizar servidores locales, para lo que se requiere una inversión importante en equipos e infraestructura que permitan el acceso eficiente de todos los usuarios de manera que se aproveche al máximo la capacidad que ofrecen.

Por otro lado, se puede realizar el almacenamiento bajo demanda en servidores alquilados, que pueden ser accesados a través de internet y que generalmente, para utilizar las herramientas solo requieren de un navegador de internet.

La primera opción resulta un poco más costosa en el corto plazo, debido a la inversión inicial que se debe realizar, aunque generalmente son aplicaciones más estables, pues la organización cuenta con el control de la configuración y accesibilidad; Generalmente, la opción local se utiliza por grandes compañías. La segunda opción requiere menor inversión inicial y solo pagara por la demanda de servicios que puede ser valorada por el proveedor correspondiente de acuerdo a la capacidad de almacenamiento, capacidad y velocidad de transferencia de datos, entre otros aspectos; Generalmente esta opción también denominada Cloud Computing o Computación en la Nube, es más apropiada para organizaciones del tipo MiPyMes.

En conclusión, en la actualidad es posible contar con herramientas de tecnología de información y comunicación que faciliten la eficiencia organizacional sin realizar grandes inversiones iniciales y que pueden ser ajustadas a la medida casi de cualquier empresa, por lo que ahora es posible tener herramientas de este tipo incluso para una microempresa. Es importante sugerir que en el momento de contar con un proyecto de implementación tecnológica, se cuente con el asesoramiento de expertos, para sacar el máximo provecho a las inversiones realizadas, pues comprar la herramienta no garantiza el éxito en su utilización.

Juan Carlos Sánchez

Consultor Especializado en Tecnología
Microsoft Certified Professional
CAP Consulting Group
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